После моей предыдущей статьи «Купи батон: Как ничего не забывать из домашних и ремонтных дел» я получил несколько пожеланий подробнее рассказать про использование Trello для домашних задач. Объясняю, как справиться с ними эффективнее.
Для начала про инструмент
Планировщик Trello — это онлайн-сервис для создания канбан-досок. Канбан-доска — это инструмент, доставшийся нам в наследство от фирмы Toyota. Каждая доска состоит из списков, внутри списка карточки (это какая-нибудь задача). Например «Купить сковороду 28 см» — карточка, а список, которой она принадлежит, может называться «Кухня». Карточке можно присвоить тег («Макс», например, если это дело предстоит сделать мне). Карточки можно перетаскивать из списка в список, менять их порядок, присваивать даты. Использовать не только метки словами, но и цветовое кодирование. А при желании — карточку удалить. Если проект окончен, вы легко можете удалить и доску Trello.
Выберите принцип
Создав доски в Trello, вы можете добавить столько списков, сколько захотите; придумать им любые названия; расположить их в любом порядке. Это значит, что и система, по которой вы будете пользоваться своей Trello-доской тоже может быть любой. Ниже несколько простых способов быстро организовать свои списки.
Планировщик Trello — это онлайн-сервис для создания канбан-досок. Канбан-доска — это инструмент, доставшийся нам в наследство от фирмы Toyota. Каждая доска состоит из списков, внутри списка карточки (это какая-нибудь задача). Например «Купить сковороду 28 см» — карточка, а список, которой она принадлежит, может называться «Кухня». Карточке можно присвоить тег («Макс», например, если это дело предстоит сделать мне). Карточки можно перетаскивать из списка в список, менять их порядок, присваивать даты. Использовать не только метки словами, но и цветовое кодирование. А при желании — карточку удалить. Если проект окончен, вы легко можете удалить и доску Trello.
Выберите принцип
Создав доски в Trello, вы можете добавить столько списков, сколько захотите; придумать им любые названия; расположить их в любом порядке. Это значит, что и система, по которой вы будете пользоваться своей Trello-доской тоже может быть любой. Ниже несколько простых способов быстро организовать свои списки.
1. По дням недели. Называйте список днями недели, а потом раскладываете свои задачи по этим спискам. Подходит, если приходится синхронизировать собственный досуг с расписанием детей, например.
2. По именам домочадцев. Порученные каждому члену семьи дела складываете в списки с именами соответствующих людей.
На фото: пример ведения проекта в Trello, связанного с ремонтом кухни. Больше примеров в разделе https://trello.com/inspiration или в телеграм-канале про интересные доски на русском языке @trellodesks
3. По комнатам. Дела, относящиеся к каждой комнате вашего дома раскладываете по спискам с названиями этих комнат (пример на фото).
4. По процессу. Заводите списки «Новые задачи», «В процессе», «На проверку», «Готово» и кладете карточки с делами в тот список, на каком этапе находится данное дело. Именно по такому принципу и был организован конвейер в Toyota.
На фото и по ссылке — подробная инструкция, как пользоваться Trello
Совет: Поняв, как пользоваться Trello, вы можете пригласить других людей присоединиться к вашей канбан-доске, чтобы работать над задачами вместе. Для этого кликните по кнопке «Пригласить» в меню, которое находится в правой части экрана. И в открывшемся окне введите электронную почту нужного человека.
Чтобы работать с Trello эффективнее, удобно установить приложение на все устройства, с которых вы записываете дела и задачи (телефон, планшет, компьютер). Можно пользоваться браузерной версией, если вам так удобнее. Базовой версии достаточно для простых задач. Но если вы хотите планировать масштабный ремонт, свадьбу или готовите ребенка к первому сентября, советую подключить расширения. Эта возможность доступна любому подписчику с Pro-аккаунтом (на месяц его дают бесплатно за нового приглашенного пользователя). Итак, какие расширения для каких задач вам могут пригодиться?
Совет: Поняв, как пользоваться Trello, вы можете пригласить других людей присоединиться к вашей канбан-доске, чтобы работать над задачами вместе. Для этого кликните по кнопке «Пригласить» в меню, которое находится в правой части экрана. И в открывшемся окне введите электронную почту нужного человека.
Чтобы работать с Trello эффективнее, удобно установить приложение на все устройства, с которых вы записываете дела и задачи (телефон, планшет, компьютер). Можно пользоваться браузерной версией, если вам так удобнее. Базовой версии достаточно для простых задач. Но если вы хотите планировать масштабный ремонт, свадьбу или готовите ребенка к первому сентября, советую подключить расширения. Эта возможность доступна любому подписчику с Pro-аккаунтом (на месяц его дают бесплатно за нового приглашенного пользователя). Итак, какие расширения для каких задач вам могут пригодиться?
Старение карточек
Простое расширение, которое обращает наше внимание на карточки, которые мы давно не трогали — делает их постепенно все более и более прозрачными. «Давно» с точки зрения этого плагина делится на три варианта: 1, 2 и 4 недели. Если включить в настройках расширения «пиратский режим», то карточки будут становиться не прозрачными, а все больше и больше походить на пиратскую карту сокровищ: желтеть и трескаться. Я, конечно же, за этот вариант!
Как включить. Меню — Расширения — Старение карточек.
Как может пригодиться для домашних досок. Для доски с бытовыми заметками на тему того, что, где и как нужно починить. Занесли карточку про «Купить такую-то деталь для смесителя на кухню» и благополучно забыли? Через неделю карточка потускнеет, что вы тут же заметите.
Простое расширение, которое обращает наше внимание на карточки, которые мы давно не трогали — делает их постепенно все более и более прозрачными. «Давно» с точки зрения этого плагина делится на три варианта: 1, 2 и 4 недели. Если включить в настройках расширения «пиратский режим», то карточки будут становиться не прозрачными, а все больше и больше походить на пиратскую карту сокровищ: желтеть и трескаться. Я, конечно же, за этот вариант!
Как включить. Меню — Расширения — Старение карточек.
Как может пригодиться для домашних досок. Для доски с бытовыми заметками на тему того, что, где и как нужно починить. Занесли карточку про «Купить такую-то деталь для смесителя на кухню» и благополучно забыли? Через неделю карточка потускнеет, что вы тут же заметите.
Календарь
Помимо привычного вида карточек, разложенных по столбикам, в Trello можно включить режим календаря и видеть карточки в календарной сетке месяца или недели. Если стандартного календаря не хватает, то попробуйте установить на компьютер хром-плагин Planyway. В нем в бета-режиме есть двусторонняя синхронизация с Google-календарем, возможность отображать на одном календаре карточки с нескольких досок и перетаскивать карточки на этот календарь в Trello мышкой.
Как включить. Стандартный календарь: Меню — Улучшения — Старения карточек. Planyway: установите Chrome-плагин Planyway, пройдя по ссылке.
Как может пригодиться для домашних досок. Распланировать генеральную уборку порциями на неделю или раскидать по столбикам свой флайледи-план и видеть в календаре, за что нужно приниматься сегодня, а за что — через два дня. На соседней доске можно планировать всю активность, связанную с кружками и секциями детей (покупками реквизита, оплатой занятий и прочими неизбежными делами).
Помимо привычного вида карточек, разложенных по столбикам, в Trello можно включить режим календаря и видеть карточки в календарной сетке месяца или недели. Если стандартного календаря не хватает, то попробуйте установить на компьютер хром-плагин Planyway. В нем в бета-режиме есть двусторонняя синхронизация с Google-календарем, возможность отображать на одном календаре карточки с нескольких досок и перетаскивать карточки на этот календарь в Trello мышкой.
Как включить. Стандартный календарь: Меню — Улучшения — Старения карточек. Planyway: установите Chrome-плагин Planyway, пройдя по ссылке.
Как может пригодиться для домашних досок. Распланировать генеральную уборку порциями на неделю или раскидать по столбикам свой флайледи-план и видеть в календаре, за что нужно приниматься сегодня, а за что — через два дня. На соседней доске можно планировать всю активность, связанную с кружками и секциями детей (покупками реквизита, оплатой занятий и прочими неизбежными делами).
Диаграмма Гантта
Наглядно видеть календарный план, последовательные и параллельные задачи из одного или нескольких проектов в Trello вам помогут расширения, которые отображают диаграмму Гантта — Gantt for Trello и расширение Elegantt.
Как включить. Оба эти расширения на самом деле — расширения для Chrome, поэтому подойдут только пользователям этого браузера. Переходите по ссылке в «магазин» Chrome, соглашайтесь «Установить».
Как может пригодиться для домашних досок. Если делаете серьезно распланированный ремонт дома или на даче, можно наглядно наблюдать, что будет делаться в каком порядке. Спланировать, в какие моменты будут вестись параллельные работы, кто ответственен за каждый этап. Тогда не придется ждать поставки плитки с фабрики или три месяца жить без кухни.
Наглядно видеть календарный план, последовательные и параллельные задачи из одного или нескольких проектов в Trello вам помогут расширения, которые отображают диаграмму Гантта — Gantt for Trello и расширение Elegantt.
Как включить. Оба эти расширения на самом деле — расширения для Chrome, поэтому подойдут только пользователям этого браузера. Переходите по ссылке в «магазин» Chrome, соглашайтесь «Установить».
Как может пригодиться для домашних досок. Если делаете серьезно распланированный ремонт дома или на даче, можно наглядно наблюдать, что будет делаться в каком порядке. Спланировать, в какие моменты будут вестись параллельные работы, кто ответственен за каждый этап. Тогда не придется ждать поставки плитки с фабрики или три месяца жить без кухни.
Дедлайны
Если диаграммы Гантта покажутся уж слишком навороченными, но при этом даты для вас важны, воспользуйтесь встроенным в Trello расширением Deadlines. Это расширение будет показывать вам, сколько осталось дней до дедлайна каждой задачи, где есть срок, и сколько дней после дедлайна прошло в просроченных карточках. Все это расширение покажет в виде диаграммы и отсортирует по срокам.
Как включить. Меню — Улучшения — Deadlines by Elegantt.
Как может пригодиться для домашних досок. Заранее замечать домашние дела, срок выполнения которых приближается и обращать внимание на просроченные. Особенно полезно для ЖКХ-счетов, страховок, регулярного ремонта, если ведете такое в Trello.
Если диаграммы Гантта покажутся уж слишком навороченными, но при этом даты для вас важны, воспользуйтесь встроенным в Trello расширением Deadlines. Это расширение будет показывать вам, сколько осталось дней до дедлайна каждой задачи, где есть срок, и сколько дней после дедлайна прошло в просроченных карточках. Все это расширение покажет в виде диаграммы и отсортирует по срокам.
Как включить. Меню — Улучшения — Deadlines by Elegantt.
Как может пригодиться для домашних досок. Заранее замечать домашние дела, срок выполнения которых приближается и обращать внимание на просроченные. Особенно полезно для ЖКХ-счетов, страховок, регулярного ремонта, если ведете такое в Trello.
Почтой в Trello
Если часто добавляете карточки в Trello, подглядывая в почту, то полезно просто настроить адрес пересылки. Сможете прямо из почтового ящика отправлять письма в вашу Trello-доску, в список, который вы заранее выберете.
Как включить. Меню — Еще — Настройки электронной почты. Копируете адрес электронной почты, указанный в этом блоке — на него нужно отправлять письма, чтобы они появились на вашей Trello-доске. Здесь же можете указать, в какой именно список, и куда — в верх или низ выбранного списка должна попасть новая карточка.
Если часто добавляете карточки в Trello, подглядывая в почту, то полезно просто настроить адрес пересылки. Сможете прямо из почтового ящика отправлять письма в вашу Trello-доску, в список, который вы заранее выберете.
Как включить. Меню — Еще — Настройки электронной почты. Копируете адрес электронной почты, указанный в этом блоке — на него нужно отправлять письма, чтобы они появились на вашей Trello-доске. Здесь же можете указать, в какой именно список, и куда — в верх или низ выбранного списка должна попасть новая карточка.
Как может пригодиться для домашних досок. Если ведете переписку с множеством подрядчиков, сможете сразу отправлять их в Trello, просто используя форвард-письма.
Создать карточку Trello из любой веб-страницы
В Trello сделали специальную кнопку-закладку для браузера, которую можно перетащить на панель закладок, а потом на нужной вам странице кликать по этой закладке и страница будет улетать прямиком в вашу Trello-доску.
Как включить. Зайти на сайт https://trello.com/add-card, кликнуть по ссылке «создать ссылку, которая добавляет карточки на конкретную доску или список» внизу страницы, выбрать доску и столбик, куда вы хотите добавлять новые карточки с помощью кнопки-закладки. Перетащить получившуюся сверху ссылку на панель закладок.
Как может пригодиться для домашних досок. Если еще только планируете ремонт и набираете идеи по материалам, интерьерным решениям, мебели, то можно собирать все эти идеи сразу в Trello, а потом превратить доску идей в доску, где вы будете вести ремонт, как проект. Например, в одном месте можно держать доску со ссылками на альбомы идей с все сохранения из Pinterest, фотосъемки из мебельных магазинов (все находки и визуальные идеи, связанные с вашим ремонтом).
В Trello сделали специальную кнопку-закладку для браузера, которую можно перетащить на панель закладок, а потом на нужной вам странице кликать по этой закладке и страница будет улетать прямиком в вашу Trello-доску.
Как включить. Зайти на сайт https://trello.com/add-card, кликнуть по ссылке «создать ссылку, которая добавляет карточки на конкретную доску или список» внизу страницы, выбрать доску и столбик, куда вы хотите добавлять новые карточки с помощью кнопки-закладки. Перетащить получившуюся сверху ссылку на панель закладок.
Как может пригодиться для домашних досок. Если еще только планируете ремонт и набираете идеи по материалам, интерьерным решениям, мебели, то можно собирать все эти идеи сразу в Trello, а потом превратить доску идей в доску, где вы будете вести ремонт, как проект. Например, в одном месте можно держать доску со ссылками на альбомы идей с все сохранения из Pinterest, фотосъемки из мебельных магазинов (все находки и визуальные идеи, связанные с вашим ремонтом).
Денежные суммы
Расширение Costello позволяет добавлять к каждой карточке стоимость, а в верхней части вашего Trello видеть денежную сумму всех карточек. Удобно, если хотите просчитать общий бюджет проекта.
Как включить. Меню —Улучшения — Costello.
Как может пригодиться для домашних досок. Мебель, материалы, ближайшие покупки. Подарки всем родственникам к Новому году: например, никого не забыть, но и не остаться «на нуле».
Расширение Costello позволяет добавлять к каждой карточке стоимость, а в верхней части вашего Trello видеть денежную сумму всех карточек. Удобно, если хотите просчитать общий бюджет проекта.
Как включить. Меню —Улучшения — Costello.
Как может пригодиться для домашних досок. Мебель, материалы, ближайшие покупки. Подарки всем родственникам к Новому году: например, никого не забыть, но и не остаться «на нуле».
Повторяющиеся задачи
Расширение Card Repeater отвечает за повторяющиеся задачи в Trello. Добавляет к каждой карточке кнопку «Повторить», в которой вы можете выставить день и время повторения карточки, регулярность и список, в котором эта карточка появится.
Расширение Card Repeater отвечает за повторяющиеся задачи в Trello. Добавляет к каждой карточке кнопку «Повторить», в которой вы можете выставить день и время повторения карточки, регулярность и список, в котором эта карточка появится.
Как включить. Меню —Улучшения — Card Repeater.
После этого у каждой отдельной карточки появится возможность настроить дату напоминания и периодичность повтора в Trello.
Как может пригодиться для домашних досок. Если ведете доску планирования уборки, можно настроить повторяющиеся задачи для каждого элемента уборки, например, карточку «Перебрать книжные полки» сделать повторяющейся каждые 3 месяца, а «Помыть люстру» — каждые полгода. Не придется вспоминать, когда именно делали это в последний раз.
Научиться правильно работать в Trello — нетрудно. Попробуйте — и у вас обязательно получится.
ВАША ОЧЕРЕДЬ…
Приходилось ли вам использовать Trello в рабочих или личных целях? Насколько это было удобно? Поделитесь вашими идеями, как сделать работу в Trello более эффективной.
